Apps Script: Tu Asistente Inteligente dentro de Google

Imagina que tienes un empleado súper eficiente trabajando dentro de las herramientas de Google que ya usas, como Hojas de Cálculo, Gmail o Google Drive. Ese empleado es Apps Script, y su trabajo es hacer que tareas repetitivas o manuales se hagan automáticamente.

Por ejemplo:

• Caso práctico: ¿Tus reportes semanales te consumen tiempo? Apps Script puede recopilar datos de tus Hojas de Cálculo, crear un informe y enviarlo por correo automáticamente.
• Otro ejemplo: ¿Quieres enviar un recordatorio a los clientes que no han pagado? Apps Script puede buscar quiénes están atrasados y enviarles un correo personalizado, sin que tú hagas nada.

Es como contratar a un asistente digital que nunca se cansa y siempre sigue las instrucciones que le diste.

Make: El Conector que Une Todas tus Herramientas

Ahora piensa en tu negocio como un sistema lleno de piezas: tu página web, tu correo, y tus redes sociales. Make es la herramienta que conecta todas esas piezas para que trabajen juntas de forma automática.

Por ejemplo:

• Caso práctico: Si un cliente llena un formulario en tu página web, Make puede enviarle un correo de bienvenida, guardar sus datos en tu CRM, y notificar a tu equipo de ventas, todo sin que nadie intervenga.

• Otro ejemplo: Imagina que quieres recibir un mensaje en WhatsApp cada vez que un cliente realiza un pago. Make puede conectarse con tu pasarela de pagos y enviarte esa notificación automáticamente.

Es como tener un director de tráfico digital que asegura que cada herramienta haga lo que debe, en el momento correcto.

¿Por Qué Usar Estas Herramientas?

Ambas soluciones tienen un objetivo: ahorrar tiempo y evitar errores. En lugar de que tú o tu equipo hagan tareas repetitivas (copiar datos, enviar correos, organizar listas), Apps Script y Make lo hacen por ti, para que puedas enfocarte en lo que realmente importa: crecer tu negocio.

Con Apps Script, automatizas todo dentro del ecosistema Google.
Con Make, conectas diferentes aplicaciones para que trabajen en conjunto.

Ejemplo combinado: Un cliente te envía un correo solicitando un presupuesto. Apps Script puede extraer la información del correo, guardarla en una hoja de cálculo, y Make puede enviarle una confirmación, notificando a tu equipo para que prepare la propuesta. Todo esto sin que muevas un dedo.

¿Estás listo para que la tecnología trabaje para ti?

Metodología para Automatizar con Apps Script y Make

1. Diagnóstico Inicial: Identificar las Necesidades

Antes de automatizar, necesitas saber qué procesos necesitan ser mejorados o automatizados.

• Acción: Haz un listado de tareas repetitivas o procesos manuales que consumen mucho tiempo y son propensos a errores.
• Preguntas clave:
  • ¿Qué tareas repetitivas hace mi equipo diariamente?
  • ¿Qué pasos se repiten en la interacción con clientes, como cotizaciones, reportes o seguimientos?
  • ¿Qué datos necesitan estar sincronizados entre herramientas?

Ejemplo práctico:
Tu equipo de ventas pierde tiempo actualizando manualmente un CRM desde formularios web. Esto podría automatizarse.

2. Selección de la Herramienta Adecuada

• Apps Script: Ideal para automatizar procesos dentro del ecosistema Google Workspace.
  • Úsalo para tareas relacionadas con Hojas de Cálculo, Formularios de Google, Gmail, Drive, entre otros.
• Make: Perfecto para conectar varias aplicaciones entre sí, como tu página web, CRM, WhatsApp, sistemas de pago, etc.

Tip: Si el proceso ocurre dentro de Google, empieza con Apps Script. Si necesitas conectar herramientas externas, usa Make.

 

3. Diseño del Flujo

Define cómo debe funcionar tu proceso automatizado. Piensa en los pasos clave como si estuvieras armando un rompecabezas.

• Acción con Apps Script:
  • Dibuja el flujo: ¿Qué acción inicia el proceso? (Por ejemplo, un formulario completado).
  • Define las salidas: ¿Qué debe hacer después? (Enviar un correo, actualizar una hoja).
• Acción con Make:
  • Identifica las herramientas a conectar.
  • Define los disparadores (ejemplo: “Cuando alguien llena un formulario”) y las acciones (ejemplo: “Enviar un mensaje de confirmación por WhatsApp”).

Ejemplo práctico:

1. Un cliente llena un formulario en Google Forms.
2. Apps Script guarda los datos en una hoja de cálculo y envía la información a Make.
3. Make envía una notificación al CRM y un mensaje de agradecimiento al cliente por mail.

4. Construcción y Configuración

Es hora de crear y configurar los procesos automatizados.

• Con Apps Script:
  1. Abre el editor de Apps Script desde Google Drive o una Hoja de Cálculo.
  2. Escribe un script básico o adapta plantillas (puedes encontrar muchas guías en línea).
  3. Prueba tu script en un escenario pequeño antes de implementarlo a gran escala.
• Con Make:
  1. Ingresa a Make y selecciona las aplicaciones que necesitas conectar.
  2. Configura los disparadores y acciones mediante la interfaz visual.
  3. Realiza pruebas para asegurarte de que el flujo funcione correctamente.

Tip práctico: Empieza con un flujo sencillo. Por ejemplo, con Make, conecta Google Sheets y Gmail para enviar un correo automático cada vez que se añada una nueva fila en la hoja.

5. Pruebas y Validación

Antes de implementar la automatización, asegúrate de que funcione como esperas.

• Realiza pruebas con datos reales pero en un ambiente controlado.
• Evalúa los posibles errores o pasos que puedan ser ajustados.
• Asegúrate de que la automatización sea clara para tu equipo.

Ejemplo: Comprueba que los correos enviados automáticamente no lleguen a spam o que los datos registrados sean los correctos.

6. Implementación y Entrenamiento

Una vez validado, implementa la automatización en tu proceso diario.

• Comunica al equipo cómo funciona la nueva automatización.
• Crea una guía rápida o un video corto explicando cómo pueden aprovechar las mejoras.

7. Monitoreo y Optimización

La automatización no termina con la implementación. Es necesario monitorear y ajustar para mejorar continuamente.

• Establece un calendario para revisar los flujos cada 1-3 meses.
• Analiza los datos: ¿Se redujo el tiempo de ejecución? ¿Disminuyeron los errores?
• Recoge feedback del equipo para identificar nuevas oportunidades de automatización.

Recuerda: el verdadero éxito no está en abarcarlo todo, sino en enfocarte en lo que realmente importa.